Omkring en konferens så kan man ha en massa frågor. Detta är särskilt fallet om man är den som ska ta hand om konferensbokning. Det är ju så mycket som kommer att påverka bokningen och man bör ha svaret på följande frågor då man bokar online eller med en lokal konferenslokal.
Den som sitter med uppgiften att boka en konferens bör först och främst inse vilken tidsram som gäller. Visst kan det vara så att man kan boka konferenslokaler med en veckas varsel men det här är inget att räkna med. Ju större ett konferensevenemang är, ju längre tid i förväg bör man boka. I och med att man kan finna konferensanläggningar och hotell online så behöver man inte lägga så mycket tid på att söka efter en lämplig lokal, men det man inte får glömma bort är att de bästa alternativen snabbt bokas upp. Det är ju inte bara företag som ska hålla konferens som bokar hotell och herrgårdar. Det här är även adresser för bröllop och andra typer av fester som inte bara bokas in under helger.
För att vara på den säkra sidan så ska man ge den lilla konferensen minst en månads tid för konferensbokning och för den stora konferensen så kanske man får räkna med att vara ute ett halvår i förtid. Om man kan vara lite flexibel och tänka sig att resa till andra orter för sitt event så kan man förstås vinna lite tid på detta. Kom ihåg att studenttider och årstider då det är vanligt med kalas kan innebära att allt är fullbokat, och för dessa datum ska man alltid vara ute i riktigt god tid.
Var ska man boka?
Kan man resa en bit bort så kan det faktiskt vara en stor fördel att boka in konferenseventet med ett hotell eller en herrgård som ligger några timmars resa bort. Det här gör att de som ska vara med ser fram emot det hela på ett alldeles särskilt sätt. Även om man har fina konferenslokaler på företaget och vet att det hela skulle fungera lika bra på hemmaplan så missar man en viktig dimension på detta vis. En resa är något alldeles särskilt och det oavsett om man är en grupp på 5 personer eller ett stort företag med hundratals deltagare.
Man kan förstås boka lokalt i samma stad och det här är det bästa alternativet då det handlar om konferenser som bara pågår under någon dag. När man bokar i en stad så måste man tänka på hur folk kommer att komma fram. Om alla åker bil så måste det finnas smidig parkering precis som man har på jobbet så att det inte blir kaos på morgonen när ingen dyker upp i tid till första mötet för att de är ute och irrar efter en bra plats för bilen. Om man bokar konferensen med övernattning så ska man se till att välja ett ställe som ger komfort på alla plan så att man får den teknik som man behöver och även en miljö som är inspirerande och bra för den känsla man har under konferensen.
Hur mycket kommer det att kosta?
Kostnaden är en viktig fråga och för det mesta så har man ju en budget för sitt event. Om man inte har gjort upp en budget så ska man inte börja med sin konferensbokning. Det kan nämligen bli hur dyrt som helst då man väljer en fantastisk herrgård och lägger på med en massa spännande aktiviteter och lyxmat. Det är alltid lättare att först veta hur mycket man kan lägga på det hela för att sedan se om de priser som man erbjuds kommer att fungera. På så vis så behöver man inte bli besviken och ödsla tid på erbjudanden som man ändå inte har råd med. Med en klar budget så kan man ju även tala om för ett konferenshotell hur mycket man kan lägga på evenemanget för att se om de är villiga att ge rabatt på det hela.
Faktum är att man alltid ska höra sig för om erbjudanden. Stora och små grupper som ska konferera kan helt klart få bättre priser än de som först erbjuds. Då ett konferenshotell inser att de kan få evenemanget baserat på att de sänker priset en aning så gör de antagligen det så glöm inte bort att diskutera det där med priset med ansvariga och inte bara acceptera det som sägs. Ibland kan man även få speciella rabatter genom att boka via en sajt online som annonserar speciella kampanjer och annat som kan leda till ett evenemang som blir billigare utan att man sparar på det som kommer att ingå.
Hur kommer man fram till bolagets fastighet?
Hur man kommer fram till konferensen blir särskilt viktigt då den anordnas på annan ort. I vissa fall så kan det vara kul att hyra en buss med chaufför så att ingen behöver köra. Det här gör att folk kan slappna av och ta ett glas vin till kvällen med vetskap om att man inte riskerar körkortet nästa morgon. De som bor riktigt långt bort kanske även måste flyga eller åka tåg och då ska man vara noga med att koordinera tidtabeller så att alla kommer fram samtidigt så att det hela kan dra igång i enlighet med det schema som man har gjort upp om.
Är övernattning en fördel?
Många gånger så är övernattning en fördel eftersom detta gör att folk verkligen kan koncentrera sig om det som ska göras under konferenseventet. När man inte ska hem till kvällen så sitter man inte och tänker på hur man ska hinna med det ena och det andra och det gynnar samarbetet och ger en bättre gemenskap. Dessutom så är det kul att få sova över på hotell och få uppleva lite lyx trots att man har kommit för att jobba. De flesta tycker om att få maten serverad, slippa disk, slippa bädda och helt enkelt sova borta medan någon annan tar hand om ens vardag så det finns stora fördelar med att se till att konferensen inkluderar övernattning.
Bör man bjuda in gästföreläsare?
Om man har lite mer tid till sitt förfogande så kan gästföreläsare vara riktigt givande. Det är givetvis så att man inte kan använda sig av utomstående då man ska diskutera interna frågor men då det handlar om utbildning så kan det komma som en frisk fläkt om en främmande person går igenom materialet på ett professionellt sätt. Det kan ju finnas anställda som kommer som deltagare som kan den nya tekniken eller vad som nu ska läras in under konferensen men det är sällan lika intressant att lyssna på en person som kan det som ska läras ut som det är att lyssna på en föreläsare som även vet hur man förmedlar kunskapen på ett spännande sätt.
Man kan ju även kombinera flera områden under konferensens gång. Bara för att man har kommit för att diskutera interna företagsfrågor så utesluter inte det att man även jobbar med lite team building och här kan man bjuda in en expert på olika gruppaktiviteter. Med tanke på detta så bör man bjuda in gästföreläsare för att göra konferensen intressantare och mer givande.
När är bästa tiden för konferensevenemang?
Det går alltid att få till en riktigt bra konferens. Frågan om vilken tid som passar bäst beror en hel del på vad man vill med sitt event. Man bör förstås ta reda på när de som ska bjudas in kommer att kunna vara med. Det går inte att räkna med att folk vill ge upp semestrar för att vara med om en konferens, inte ens om övernattning på lyxhotell ingår. Under vår, sommar och höst så kan man ju göra mycket utomhus vilket är en fördel men vintern kan också vara mysig då man väljer konferenslokaler som erbjuder rum och aktiviteter som passar inomhus. Ett spa är ju trevligt att besöka året runt. Helger kan vara tveksamma eftersom det återigen handlar om folks fritid och semester. Om man är ett litet företag så kanske detta kan lösas genom att man ger folk ledigt under veckan som kompensation för att de ställde upp till konferensen under helgtid.
Vad gör man när folk inte kan komma?
Det finns alltid de som inte kommer med på konferensevenemang och det här får man acceptera. Det går dock att påverka antalet deltagare genom att informera om evenemanget i god tid. På så vis så hinner folk boka in det så att det inte krockar med annat. Dessutom så ska man se till att tala om vad som står på programmet och vara noga med att inkludera sådant som verkligen gör folk intresserade av det som ska diskuteras. Om det blir så att alltför många tackar nej så får man avboka och försöka finna ett nytt datum som kommer att fungera. Alternativt så lägger man sin konferens på den egna arbetsplatsen under dagar så man kan förvänta sig att de flesta kommer att finnas på plats. Det här gör att det blir i stort sett omöjligt att smita ifrån det gemensamma evenemanget men frågan är om man inte har behov av team bildning och andra förenande aktiviteter om den här typen av situation uppstår.